Att leda i förändring

Förändring handlar om att gå från ett nu-läge till ett ny-läge. Dels handlar det om att hitta nya lösningar, dels om att ändra beteenden för att anamma den nya lösningen. Och det är just förändrade beteenden som brukar vara mest utmanande att få på plats.

För att lyckas behöver du känna till hur förändringsprocesser fungerar. Tre saker som du kan räkna med är att:

• Förändringsarbete tar tid. Nya vanor och rutiner behöver etableras.
• Förändringsprocesser är oförutsägbara. Organisationer och individer är komplexa.
• Förändring möter alltid motstånd. Den utlöser rädslor och vi styrs av våra vanor.

Din viktigaste uppgift är att få med dig medarbetarna. Först när medarbetarna förstår meningen med förändringen, kan förändringsarbetet bli framgångsrikt.

All förändring möter motstånd

Som chef behöver du acceptera att förändringen kommer att möta motstånd. Ta med det i planeringen och lägg tid på att hantera det för att komma i mål. Att få många motfrågor behöver inte vara motstånd, utan ett behov av att vilja veta mer för att förstå. Därför är det viktigt att du ökar din närvaro och synlighet under en förändringsprocess.

Att hantera motstånd

Börja med att fundera över dina egna känslor och din inställning till förändringen, innan du aktiverar ditt team. Som chef är det viktigt att du bearbetat förändringen innan du ska hantera den i praktiken. Om du själv inte accepterar och ”äger” förändringen blir det svårt att leda andra genom den.

Ta vara på den viktiga information som kan finnas i motstånd. Lyssna och ställ frågor för att försöka förstå vad motståndet bottnar i. Det kan handla om en rädsla för att inte klara av det nya, eller för att någon del av verksamheten eller några individer ska påverkas negativt.

Går du till botten med motståndet och visar att du tar det på allvar, kan du få fler att acceptera förändringen. Lägg dock inte all din tid och uppmärksamhet på motståndarna, du behöver också upprätthålla motivationen hos de medarbetare som är positiva till förändringen.

Engagera dina medarbetare med inställningen att de är kompetenta, vill utvecklas och ta ansvar. Det gör att du visar tillit, lyssnar och delegerar. På så sätt får du ditt team att engagera sig i förändringsarbetet och ta ansvar för att nå målet.

Motivera till förändring

För att skapa bestående förändringar, krävs att varje inblandad medarbetare är motiverad att ändra sitt sätt att jobba. Förklara varför förändringen är nödvändig och försök beskriva det så att det blir relevant för ditt team. Motivation behöver bygga på en övertygelse, och kan inte bara hänga ihop med straff eller belöningar.

Alla behöver inte se förändringen som något positivt, det kan räcka med att acceptera att förändringen är nödvändig.

Motivation kan komma från olika håll.

• Den kan handla om att jag ser vilka fördelar förändringen kan ge mig.
• Den kan komma från min vilja att passa in som en del av gruppen.
• Den kan uppstå för att systemet jag jobbar i uppmuntrar till ett visst arbetssätt.

Fyra sätt att motivera dina medarbetare

• Uppmuntra och bekräfta beteenden som stärker förändringsarbetet.
• Lyft fram konkreta exempel som visar på betydelsen och fördelarna av förändringen.
• Lyft fram gruppens gemensamma framsteg i förändringsarbetet och fira era framgångar.
• Diskutera med varje medarbetare vilka fördelar som förändringen ger för just den personen.

Kommunikation i förändringsarbetet

Förändring innebär ett visst mått av kaos, vilket är helt naturligt. Kaos kan leda till bra lösningar, men det kan också skapa förvirring och oro. Med kommunikation kan du öka tryggheten och minska förvirringen.

Kommunikation om förändringens bakgrund, syfte och mål behövs under hela processen. Om du slutar kommunicera och informera, kan medarbetarna istället börja spekulera kring vad som händer och varför.

Skapa en plan för hur du vill kommunicera med dina medarbetare genom förändringsprocessen, och håll dig till den. Det kan till exempel handla om fasta avstämningsmöten.

Involvera medarbetarna i förändringsprocessen

Genom att låta olika personer med olika ingångsvinklar belysa frågor och problem som uppstår i processen, ökar du möjligheten att hitta bra lösningar. Ju tidigare du involverar dina medarbetare, desto mindre är risken att ni missar något viktigt perspektiv i förändringsarbetet.

Du som chef behöver uppmuntra människor att släppa eventuella rädslor eller prestige och verkligen dela med sig av vad de tycker och tänker. De behöver uppleva det som riskfritt att komma med idéer eller kritik.

Fyra sätt att ta tillvara och uppmuntra medarbetarnas idéer

• Skapa forum för att spåna idéer utifrån tydliga behov och ramar.
• Skapa en rutin för att förverkliga idéer, där det framgår vem som ansvarar för vad, när det ska göras och hur det ska följas upp.
• Utse en person som är ansvarig för att dokumentera och sammanställa de idéer som kommer upp i vardagen, till exempel på möten.
• Belöna och uppmärksamma bra idéer, även om de kanske inte kan genomföras.

Se till att planen kan justeras och ta höjd för idéer eller händelser som dyker upp under processens gång.

Film: Lär dig att skapa förändring

Vi behöver olika tid på oss för att acceptera förändringar – precis som att majskorn tar olika lång tid på sig att förvandlas till popcorn. Den här filmen är baserad på en metafor framtagen av ledningsutvecklaren Henrik Challis. Filmen är 4 minuter lång.