Din guide till effektivare möten

Att träffas och prata igenom en fråga är många gånger en oslagbar metod för att hitta den bästa lösningen. Mycket av den vardagliga kommunikationen på arbetsplatsen utförs oftast mest effektivt i mötesform. Dessutom krävs ofta möten i syfte att komma fram till formella beslut, för att kunna arbeta vidare i en process. Möten är en vardaglig del av arbetet, särskilt för dig i chefsrollen. Samtidigt är det tidskrävande och vi har nog alla suttit i ett konferensrum och känt att just det här mötet kanske inte var helt nödvändigt för mig just nu.

Antalet möten ökar dessutom över tid. Enligt Malin Åkerström som är professor i sociologi vid Lunds universitet beror det på en ökad demokratisering som gör att chefer idag inte kan ta lika många beslut på egen hand som tidigare, utan att både förankra och komma överens om besluten med andra. Det bidrar till en slags dominoeffekt som i sin tur kan leda till ännu fler möten – för-, planerings- och uppföljningsmöten till exempel.

För de flesta chefer går mycket tid åt till möten, ibland långt mer än hälften av arbetstimmarna – något som gör det viktigare än någonsin att planera dem väl. Målet är effektiva möten som ger energi, resultat och ökad trivsel.

Planera och förbered innan mötet

Med en gedigen planering och ordentliga förberedelser kan du lägga grunden för ett riktigt bra resultat.

1 Att mötas eller inte?

Det första du behöver göra är att fråga dig om mötet verkligen behövs eller om det finns något annat, mer lämpligt, sätt att hantera frågan. Enkel information till flera personer, som du bedömer inte kommer leda till några följdfrågor, kanske du hellre kan maila ut. Två personers olika sätt att se på ett dilemma däremot, kanske lämpar sig bättre att prata om vid en lunch eller promenad.

2 Varför möte?

När du bestämt dig för att möte är rätt form måste du tänka igenom vad du vill uppnå. Några av många tänkbara anledningar till möte –där alla ska känna sig delaktiga– kan vara; att hitta kreativa lösningar på ett gemensamt problem; att ta beslut för att komma vidare; att kartlägga risker; att hitta styrkor och svagheter; eller att utvärdera ett genomfört projekt.

3 Hur ska det gå till?

Utifrån vad du vill uppnå: gör ett mötesupplägg och -format, som tydligt leder er mot målet. Det finns en mängd workshop- och mötesmetoder som fyller olika syften. Ett råd är att se vilka mötestips som redan finns inom er organisation eller att söka på nätet. Två av de aktörer som fritt erbjuder beskrivningar av olika metoder är Resultatbolaget och Hyper Island. Oftast kan man se att den minst ändamålsenliga metoden är att statiskt sitta runt ett bord och diskutera en fråga. Bättre kan då vara att bryta upp storgruppen i någon form av bikupor eller smågrupper, alternativt engagera i en brainstorm-övning med post-it-lappar. Lägg gärna in en kort inledande punkt där alla deltagare får göra sin röst hörd, det bryter isen så att alla blir mer bekväma att delta aktivt.

4 Vem ska vara med?

En väldigt viktig aspekt som ibland glöms bort, är att noga väga av vilka som behöver vara med på mötet. Undvik att bjuda in personer av artighet eller för att hålla dem informerade. Utgå i stället från att alla ska ha en tydlig roll, och att du ska kunna presentera var och en med en motivering, typ ”Lisa är här för att hon har så bred erfarenhet av xx”. Det ökar chanserna till högt engagemang och att alla deltagare är motiverade och införstådda med vad som förväntas av dem. Planera antalet deltagare så att gruppen blir hanterbar, men samtidigt tillräckligt stor för att inkludera olika perspektiv. Tänk också efter om du behöver avlastning, till exempel att facilitera mötet eller att dokumentera vad ni kommer fram till. Det är ofta omöjligt att göra allt, särskilt om du själv vill delta aktivt i en workshop.

5 Hur lång tid kommer det ta?

Gör en detaljerad agenda med varje moment och tidsätt den, det vill säga räkna så noga du kan hur lång tid varje punkt kommer ta. Glöm inte att lägga in tid för enskild reflektion om det ingår i mötesupplägget, och för pauser om det blir ett långt möte.

Lita på processen under mötet

Eftersom du förberett dig så väl så är det bara att åka med och följa planen när ni väl är i mötesrummet.

6 Lita på processen

Det är inte helt ovanligt att mötesdeltagare ifrågasätter någon del av mötet. Varför en viss fråga ska diskuteras, mängden tid som är avsatt, eller vad som ska hända efter mötet. Du som mötesledare måste såklart bemöta alla frågor men försök att svara och gå vidare enligt din plan, så ni inte fastnar i en lång diskussion om en helt annan fråga än de du tänkt. Ett sätt att komma vidare och få med alla deltagare kan vara att notera eller parkera frågan så att den inte glöms bort.

7 Avsluta snyggt

Se till att avsluta längre diskussionspunkter i god tid innan den bestämda mötestiden är slut. Du vill hinna med minst en kort sammanfattning innan alla lämnar rummet. Om det finns utrymme är det en bra idé att låta varje deltagare få chansen att ”checka ut” genom att exempelvis förmedla sin upplevelse av mötet eller berätta vad hen tar med sig.

Sammanfatta och följ upp efter mötet

Ta med actions, goda förslag och engagemang när ni lämnar mötesrummet.

8 Låt det bästa leva kvar

Avsätt någon timme direkt efter mötet, eller så snart du får möjlighet, till egen reflektion kring vad som hände under mötet och vad du tar med dig framåt. Det är väl investerad tid att ägna en stund åt detta, eftersom det kan vara lätt att snabbt glömma den spontana känslan av mötet. Passa på att notera vad ni konkret kom fram till och glöm inte att gå tillbaka till noteringarna efter några dagar eller veckor för att följa upp överenskomna aktiviteter.