Förändring som skapar värde - En djupdykning i verksamhetsutveckling
Utveckling förknippas i många fall med stora omfattande förändringar, stora projekt som pågår under en lång tid och engagerar många människor. De stora projekten har sin plats men det är viktigt att inte glömma bort de små justeringarna som hjälper verksamheten att ta steg framåt. Talesättet ”många bäckar små gör en stor å" är värdefullt att påminna sig om då och då.
Ett utvecklingsarbete startar i många fall utifrån behovet av att komma tillrätta med ett problem eller en önskan om att göra någonting bra ännu bättre. Det kan vara en process som inte fungerar optimalt, en idé från en medarbetare eller rapporterade avvikelser. Det kan också handla om att förutsättningarna i eller utanför organisationen förändras. Förändrade förutsättningar innebär att verksamheten behöver utvecklas för att anpassa sig till det nya nuläget.
Trion strategi, struktur och kultur
Verksamhetsutveckling syftar till att systematiskt förbättra hur en organisation leds, styrs och skapar värde. Det görs genom att påverka strategi, struktur och kultur och för att nå framgång behöver denna trio hanteras utifrån ett helhetsperspektiv. Strategin behövs för att uppnå de övergripande målen. Strukturen hjälper till att skapa ordning och kulturen har fokus på ledarskap, relationer och medarbetarskap. Som chef för en verksamhet är du, med hjälp av dina medarbetare, ansvarig för att den utvecklas. Viktiga förmågor för att arbeta framgångsrikt med verksamhetsutveckling är att vara lyhörd för behoven, engagerad i lösningarna och uthållig i att följa upp nyttan. Tillsammans med kunskaper och metoder inom till exempel förändringsledning, processkartläggning, riskhantering och förbättringsarbete har du en användbar verktygslåda i ditt verksamhetsutvecklingsarbete.
Utgångspunkter och perspektiv
En organisation kan ta sig an verksamhetsutveckling utifrån olika utgångspunkter eller perspektiv. Vad som passar bäst beror på organisationens behov, mål och situation och precis som mycket annat är en mix med ingredienser från dem allihop att föredra. Om utvecklingen är processorienterad ligger fokus på att identifiera och förbättra befintliga processer inom organisationen för att öka effektiviteten, minska kostnader och förbättra kvaliteten. Målbilden är att ”göra saker rätt”. I en processorienterad utveckling finns risk för ett ”inifrån och ut”-perspektiv vilket innebär att man utgår från det egna arbetet och kunderna glöms bort.
Om verksamhetsutvecklingen i stället är teknikorienterad ligger fokus på att anpassa och integrera digital teknik för att förbättra effektivitet och konkurrenskraft. Utgångspunkten är att med nya tekniska möjligheter effektivisera, underlätta, automatisera och stödja det operativa arbetet. Här är det viktigt att vara observant på att inte tekniken blir ett självändamål och att den beteendeförändringen som krävs för att realisera nyttan uteblir.
Om det processorienterade synsättet har fokus på göra saker rätt så ligger tonvikten i den kundorienterade verksamhetsutvecklingen på att göra rätt saker. Det blir ett arbete ”utifrån och in” som har fokus på organisationers förmåga att skapa värde för sina kunder, medlemmar, samarbetspartners eller andra intressenter - och på så sätt leverera rätt kvalitet. Andra utgångspunkter är innovation, organisation och hållbarhet. Innovation har fokus på att främja och stödja en kultur av kreativitet och experimentera med nya metoder, produkter eller tjänster. Organisationsperspektivet syftar till att förbättra organisationens övergripande prestanda genom att fokusera på struktur, kultur, ledarskap och mänskliga resurser och hållbarhetsperspektivet är inriktat på att integrera hållbarhets- och företagsansvar (CSR, Corporate Social Responsibility).
Planera, genomför, kontrollera och agera
Ett vanligt förekommande verktyg i verksamhetsutveckling är PDCA, Plan (planera), Do (genomföra), Check (kontrollera) och Act (agera). PDCA är en är en metod som ursprungligen togs fram för att analysera och utveckla processer. När man arbetar med PDCA börjar man med att planera vilket innebär att sätta mål för de förändringar som ska genomföras, identifiera mätetal eller feedback för att veta om förändringen blev en förbättring och bestämma metod för genomförandet. Därefter går man vidare till genomföra för att implementera de planerade förändringarna och initiera mätningar av resultatet. I steget kontrollera ligger fokus på att utvärdera mätningarna och arbetet med implementeringen samt analysera resultatet. Avslutningsvis är det dags att agera genom att ta beslut om nya förändringar som tas med till planera-fasen. Rätt använd är PDCA en värdefull metod för att utveckla en verksamhet.
Konsten att lyssna
För att lyckas med verksamhetsutveckling behöver strategi, struktur och kultur hänga ihop och förmågor och kompetenser i verksamheten behöver inkluderas och mötas. Kanske är en av de allra viktigaste färdigheterna konsten att lyssna? För organisationer finns information som är värdefull att lyssna på både hos de egna medarbetarna och i omvärlden. För att bli bättre på att lyssna behöver en organisation arbeta på flera fronter till exempel genom att hantera lyssnande som en strategisk fråga och bygga system som gör det möjligt att dra nytta av den kunskap som lyssnandet ger. Vill du läsa mer om inlyssnande ledarskap och vad det är? Missa inte vår artikel där vi fördjupar oss i ämnet och alla de goda effekter det medför.
Att utveckla en verksamhet innebär att det görs en förändring, en förändring som i de allra flesta fall görs med ambitionen att förbättra. När du nästa gång ställer frågan På vilket sätt kan vi göra det här bättre? Vad blir möjligt då?
