Medarbetarsamtal skapar god arbetsmiljö

Medarbetarsamtalet är en skattkista full av aktuell kunskap om hur verksamheten och medarbetarna egentligen mår. Och det är kunskap som behövs för att utveckla och driva förändring i rätt riktning. Kort sagt, du har mycket att vinna på att arbeta aktivt med samtal som ett verktyg i ditt ledarskap. Det finns dels forskning, dels konkreta tips och råd som kan hjälpa till att forma ditt arbetssätt kring medarbetarsamtalet. Här följer några av dem.

Tillitsskapande ledarskap genom medarbetarsamtal

En grundläggande och avgörande faktor för en framgångsrik ledare är förtroende i relationen till medarbetarna. Det här är något som Maria Fors Brandebo fördjupat sig i. Hon är författare till boken Tillitsskapande ledarskap: från teori till praktik, och docent på Institutionen för ledarskap och ledning vid Försvarshögskolan. Hennes forskning visar att medarbetare som känner en djup tillit trivs bättre och presterar på en högre nivå. Dessutom skapar god tillit en starkare anknytning till organisationen, vilket resulterar i ökat engagemang, samt till större benägenhet att stanna kvar i stället för att byta jobb.

Maria Fors Brandebo menar att man som chef kan jobba aktivt på flera sätt för att öka tilliten. Det handlar till exempel om att våga delegera arbetsuppgifter, men med lyhördhet. Möjligtvis behöver arbetsbelastningen ses över och anpassas till hur de upplevs av medarbetarna. Uppgifter som upplevts stressande bör kanske justeras, för att bidra till att medarbetaren i stället ser dem som positiva och peppande. Det viktigaste verktyget för chefen i arbetet att skapa tillit är samtal. Hon ger rådet att börja med att prata om vilka förväntningar som finns generellt, och vilka vi har på varandra. Och att som chef inte vara rädd för klagomål från medarbetarna –det är oftast ett tecken på högt i tak och ett öppet samtalsklimat.

Öva på återkoppling –ett sätt att komma i gång

Ett enkelt och naturligt verktyg som kan leda till en ännu större effekt, är att arbeta med återkoppling. Om det används på rätt sätt, utvecklar återkoppling inte bara individen utan hela arbetsgruppen. Det kan dock vara lättare sagt än gjort, då det ofta kräver ett högst aktivt och medvetet arbete i starten. Positiv feedback glöms lätt bort – ”hen vet säkert redan att hen gjorde ett bra jobb”. Samtidigt kan negativ feedback kännas svårt att leverera – vi vill ju helst inte såra någon. Fördelarna med kontinuerlig återkoppling i vardagen är tydliga i de åtta friskfaktorer som Suntarbetsliv rekommenderar i sitt verktyg Friskfaktorstarten.

Fyra råd för att komma i gång med återkoppling

• Fokusera på uppgift och beteende, inte på personlighet eller egenskaper. Återkoppling som handlar om vad man gör är både enklare att ta till sig och att agera på inför framtiden, än återkoppling om hur man är.
• Be om återkoppling. Genom att tydligt visa att även du som chef behöver och vill ha återkoppling, kan du bidra till att skapa en positiv kultur.
• Öva tillsammans i gruppen på att ge och ta emot återkoppling. När du ger återkoppling, var konkret och ge exempel för att öka tydligheten. Använd jag-budskap för att förmedla din upplevelse av en situation, inte hur den andra personen ”är”. När du får återkoppling, tacka och acceptera den utan att försvara, förklara eller förminska ditt arbete.
• Var generös med positiv återkoppling. Beröm och uppskattning är mer effektivt än kritik för att bidra till förändring i rätt riktning. Ta också gärna till 5:1-regeln. Den innebär att ha som mål att ge fem gånger mer positiv återkoppling än negativ.

Öppen kommunikation som strategi

Att se dialog mellan medarbetare och chef som ett medel för att förstå varandra – men också en viktig del till att ta kloka beslut – är en av de saker som definierar en kommunikativ organisation. Det menar en forskargrupp under ledning av professor Mats Heide på Institutionen för strategisk kommunikation vid Lunds universitet. De har genomfört en studie med ett stort antal enkätsvar och intervjuer, där bland andra chefer ger sin bild av kommunikation och öppenhet. I slutrapporten beskriver författarna sju steg som de rekommenderar för organisationer som vill komma framåt på området. Ett av stegen handlar om att se och arbeta aktivt med kommunikationsklimatet som en strategisk resurs i skapandet av tillit. Ett annat är att ge stöd till chefer i deras kommunikativa roll, särskilt när det gäller att skapa mening i strategiska och organisationsövergripande frågor.

Mer att läsa om medarbetarsamtal

Branschföreningen Ledarna inom offentlig sektor har tidigare skrivit om medarbetarsamtal, dialog och tillit ur olika perspektiv och vad de kan leda till. Läs till exempel om

• hur du får bättre samtal genom att öka din förmåga att lyssna
• olika aspekter av tillitsbaserat ledarskap
• hur du kan tänka kring uppföljning av utvecklingssamtal
• att bra medarbetarsamtal leder till resultat och utveckling 
• hur du behåller duktiga medarbetare med ”stanna-samtal”

Även Ledarna centralt har stödmaterial på detta område, särskilt för dig som är medlem. Se till exempel guide för Medarbetarsamtal och dialog respektive Utvecklingssamtal. Konkreta tips, verktyg och en digital kurs kring Återkoppling finns också.