Så hanterar du svåra lönebeskedssamtal
Du har följt processen för lönesättning till punkt och pricka och beslutat enligt konstens alla regler, om nya löner för alla i din grupp. Nu är det bara sista steget kvar – att lämna besked till medarbetarna. Tänk på att lönebeskedssamtalet innehåller fler aspekter än man kanske kan tro, något du också kan läsa mer om i en av våra tidigare artiklar: Lönebeskedsamtalet handlar om mer än bara belopp.
I många fall är samtalet i sig inte en sådan stor sak, till exempel i de fall du beslutat om en överraskande höjning, eller då den nya lönen blir ungefär som medarbetaren förväntat sig. I sådana fall blir samtalet mest en neutral avstämning, eller i bästa fall ett glatt och trevligt möte. Men för vissa medarbetare kommer lönebeskedet innebära reaktioner av besvikelse eller missnöje. Det är dessa samtal du behöver förbereda lite extra, så att en god relation kan upprätthållas med medarbetaren. Och kanske framför allt den framtida motivationen för arbetet.
Att ställa sig i mottagarens skor
Det första du behöver ha klart för dig är vilka medarbetare som kan bli besvikna på sin nya lön. Tänk tillbaka på tidigare lönesamtal och vilka signaler du kunde uppfatta från var och en. Var det någon som verkade ha orimliga förväntningar? Reflektera också över om ditt eget agerande eller något du sagt, kan ha uppfattats som outtalade löften om lönehöjningar. En tredje grupp att ha särskild koll på, kan vara de medarbetare som har presterat på en hög nivå och gjort ett bra jobb, men som du ändå inte kunnat prioritera i lönerevisionen. Det kan till exempel bero på att det inte hamnat inom fastställda lönekriterier.
Nästa steg är att sätta dig in i medarbetarens situation, för att förstå var hen befinner sig mentalt. Föreställ dig i medarbetarens skor. Utifrån det perspektivet behöver du sedan anpassa dina budskap, samt hur du framför dem så att de tas emot väl. Det är förstås av stor vikt att du själv är säker i ditt beslut. Du bör varken linda in lönebeskedet så att det blir otydligt, eller att medarbetaren uppfattar att möjlighet finns till vidareförhandling. Det finns sätt för dig att underlätta acceptans av den nya lönen, främst genom att känna av situationen. Kanske är medarbetaren helt oförberedd och behöver smälta beskedet en aning. Kanske har hen känt av att den nya nivån på lön är på gång, och därmed redan hunnit odla sitt missnöje. Beroende på var medarbetaren befinner sig, passar olika kommunikationssätt bättre eller sämre. Här kan den klassiska förändringskurvan komma väl till pass för att hitta rätt angreppssätt.
Förklara de objektiva grunderna
En typ av information som alla medarbetare behöver få kunskap om är de formella aspekter som styr lönebildningen. Det handlar om innehållet i organisationens lönepolicy och hur processen ser ut på en övergripande nivå, samt hur du som chef arbetat med den i er grupp. Troligen har du redan beskrivit detta i tidigare skede av lönerevisionen och kanske har det även kommunicerats centralt via till exempel intranätet. Samtidigt bör du i samtal med medarbetare som inte är nöjda med lönen ta upp det igen. Särskilt viktigt är det att kommunicera kring de lönekriterier som gäller, och hur du applicerat dem på medarbetarens situation och prestation. På så sätt blir det tydligt på vilka grunder du satt den nya lönen. Forskning visar att känslan av rättvisa och likabehandling spelar mycket stor roll. Rättvisa handlar då om att det finns en tydlig, transparent och begriplig bedömning. Det här kan vara viktigare att förstå, än till exempel att alla skulle få lika stor höjning. Om medarbetaren förstår vad den nya lönen grundar sig på, är det även lättare att acceptera en lön som inte motsvarar förväntningarna.
Blicka framåt tillsammans
Acceptans bygger också på att kunna känna hoppfullhet inför kommande lönerevisioner. Se därför till att förklara och tillsammans diskutera vad medarbetaren kan göra framöver för att påverka sin lön. Även här är det en stor fördel att utgå från lönekriterierna för att hålla sig till en neutral grund som inte färgas av känslor eller subjektiva upplevelser. Du kan också ta upp frågan om det finns andra arbetsrelaterade aspekter som motiverar medarbetaren. Beroende på hur lönebeskedssamtalet utvecklats kanske det kan bli en positiv avslutning av mötet. Ibland passar det dock bättre att boka ett separat tillfälle längre fram, då känslorna lagt sig. Poängen är att lyfta andra förmåner och möjligheter som finns för medarbetaren, oavsett lönenivå.
