Vad innebär egentligen en internkontroll?

Arbetar du i en verksamhet med en fungerande och stabil internkontroll? Då är det bara att gratulera! Tack vare dess regelverk kan den nämligen vara till stor hjälp för er organisation att nå era uppsatta mål.

Flera roller har ansvarsområden

Varje nämnd och styrelse i kommuner och regioner har ansvar för att det finns tillräcklig internkontroll inom respektive verksamhet. För tjänstepersoner gäller att: alla anställda bör vara involverade i att förbättra och utveckla verksamhet samt; rapportera avvikelser och risker. Som chef är du länken mellan verksamheten och styrelse eller nämnd, samt ansvarar för att samordna och driva arbetet. SKR (Sveriges kommuner och regioner) menar att detta också innebär att en fungerande intern kontroll också kräver vissa förutsättningar. SKR har under året arbetat fram nytt stödmaterial för arbete med intern kontroll till just kommuner och regioner. De lyfter fram fyra byggstenar för arbetet.

Fyra byggstenar bildar en helhet

I grunden behövs en organisation som är robust när det kommer till både struktur och kultur. I struktur ingår till exempel styrande dokument, stödsystem, avtal och rutiner. Kultur innefattar å andra sidan värderingar, klimat och normer. Till de tre övriga byggstenarna räknas aktiviteter som ska ingå i internkontrollen. Dessa tre är: riskanalys där man reflekterar över risker som kan finnas; planering av åtgärder som behöver göras samt; uppföljning. SKR beskriver även vad som hör till internkontroll och vad som inte gör det. Aktiviteter som revision av utomstående aktörer eller tillsyn som utförs av nationell myndighet räknas inte till området. Inte heller bör man inkludera svepande begrepp som sunt förnuft, ordning och reda eller förbättringsarbete i största allmänhet.

Antikorruption med stöd av internkontroll

En av riskerna som man kan förebygga och hantera med hjälp av en god intern kontroll är korruption. Just riskhantering och antikorruption har advokat Natali Engstam Phalén, rådgivare på Advokatfirman Lindahl, specialiserat sig inom. Hon höll tidigare posten som generalsekreterare på Institutet mot mutor. Hennes erfarenhet är att området ofta ses som utmanande eftersom det gäller en så känslig fråga. Och ingen vill ju misstänkas för korruption eller mutor. Dessutom finns fortfarande en ganska stor okunskap om vad som faktiskt räknas till korruption. Det gäller särskilt när offentlig och privat sektor möts, till exempel i samband med offentliga upphandlingar. Skillnaden är att förfaranden som är helt godtagbara i privat sektor, dessvärre inte alltid är tillåtna i offentlig sektor. De senaste åren har mycket av fokus för Natali Engstam Phalén lagts på lagstiftningen för visselblåsning. Den innebär att alla organisationer med mer än 50 medarbetare måste ha ett system för visselblåsning.

Visselblåsare skyddas av konfidentiell kanal

En visselblåsarfunktion är en viktig del av den interna styrningen och kontrollen, som den ansvariga myndigheten Arbetsmiljöverket beskriver. Funktionen ska ge anställda och andra intressenter möjlighet till att rapportera missförhållanden, oegentligheter eller olämpligt beteende i verksamheten. Det ska finnas interna kanaler som säkerställer att det kan ske på ett konfidentiellt sätt. Genom att uppmuntra och skydda visselblåsare kan problem tidigt upptäckas och åtgärdas, vilket bidrar till en mer effektiv intern kontroll. Det är viktigt att rättsskydd och processer finns på plats så att visselblåsare inte utsätts för repressalier. Dessutom måste dessa rapporter tas på fullt allvar och utredas på ett opartiskt sätt.

Även om det finns ett starkt skydd för visselblåsare är det samtidigt viktigt att medarbetare inte använder funktionen för personliga klagomål eller spridande av falsk information. Den typen av missbruk är något som Ledarna fått signaler om och som förbundsordförande Andreas Miller lyfter i en debattartikel publicerad i Svenska dagbladet. Han ser en risk att chefer blir alltför ängsliga att ta svåra beslut eller genomföra förändringar som är nödvändiga men impopulära hon någon eller några medarbetare. För att visselblåsning ska fungera behöver chefer känna och få stöd från sin chef. Det behöver också göras tydligt inom organisationen vilka frågor som ska hanteras inom systemet för visselblåsning respektive andra funktioner som till exempel HR.

Struktur och kultur behöver samverka

Att ta hand om och följa upp rapporter om att något inte står rätt till är särskilt viktigt. Det menar Tomas Brytting som forskar inom både etik och ekonomi. Han är professor i organisationsetik vid Marie Cederschiölds högskola, samt docent i företagsekonomi vid Handelshögskolan i Stockholm. Han ser det som problematiskt att många inte vet hur man ska hantera om något oetiskt upptäcks i en verksamhet. I en intervju för Institutet mot mutor betonar han vikten av att man i en organisation har koll på både struktur och kultur kring dessa frågor. Han menar att det i grunden måste finnas ett tydligt regelverk och styrande dokument som slår fast vad som gäller. System som gör det möjligt att fånga upp och hantera händelser som inte följer reglerna är också viktigt. Men allra tyngst väger en kultur och ett samtalsklimat där medarbetare känner sig trygga med att prata om obekväma saker.

Vems är ansvaret?

Om någon förändring ska kunna ske måste oetiskt eller korrupt beteende komma upp till ytan. Och eventuella felaktigheter måste kunna rapporteras på ett säkert och tryggt sätt. För att regelverk ska kunna efterföljas, samtidigt som avvikelser rapporteras, behöver varje medarbetare dra sitt strå till stacken. Därför är uppmärksamhet och involvering i arbetet A och O. Oavsett vem som rapporterar vad, är det ledningens ansvar att ta problem på allvar och att göra något åt dem.