Checklista för uppdragsdialog
Vår omvärld förändras i snabb takt och chefsuppdragen i organisationer och företag behöver kontinuerligt anpassas i samklang med det som sker. Det innebär löpande förändringar och omprioriteringar för att möta verksamhetens behov och förutsättningar i omvärlden.
För att kunna prioritera rätt behöver chefsuppdragen vara tydliga och varje chef behöver ha samsyn med sin närmaste chef (övre chefsnivå) kring vad uppdraget omfattar och vilka resurser som krävs för att hantera det i alla dess delar.
Chefens uppdragsdialog är ett verktyg för att nå samsyn och för att föra en dialog om chefsuppdragens utmaningar och behov i alla led i organisationen, såväl mellan operativa som strategiska nivåer. Det är också en viktig del för att belysa chefens egen organisatoriska och sociala arbetsmiljö och identifiera åtgärder som kan behöva sättas in för att chefen ska vara hållbar i sitt uppdrag över tid.
De områden som alltid bör lyftas i dialogen är:
- Mål för verksamheten
- Vad som ska prioriteras
- Chefens uppdrag och ansvarsområde
- Chefens mandat och befogenheter
- Organisatoriskt stöd (hr, it, ekonomi, kollegor, närmaste chef)
- Chefens egen arbetssituation
- Chefens egen kompetensutveckling
Förslag till frågeställningar inom respektive område
Mål för verksamheten
- Vilka är målen för verksamheten du som chef ansvarar för?
- I vilken utsträckning upplever du att du kan påverka målen inom din verksamhet?
- Vilka är utsikterna att nå målen? (hinder/möjligheter)
- Hur lockande/utmanande känns målen för dig?
Vad som ska prioriteras
- Vad är högst prioriterat just nu och varför?
- Vad kan vid behov nedprioriteras?
- Vad kan vi sluta att göra för att ägna mer tid och resurser åt prioriterade områden?
Chefens uppdrag och ansvarsområde
- Hur vill du beskriva ditt uppdrag och dina ansvarsområden?
- Finns det behov av att tydliggöra något i uppdraget eller i ansvaret?
- Hur tydlig upplever du ansvarsfördelningen vara inom organisationen, mellan enheter och befattningar?
- Finns det uppgifter i ditt uppdrag som du är tveksam till att de verkligen hör hemma där?
- Vad upplever du som mest utmanande i ditt uppdrag just nu?
Chefens mandat och befogenheter
- I vilken utsträckning anser du att du har tillräcklig handlingsfrihet för att leda din verksamhet?
- Finns det områden där du är osäker på hur långt dina befogenheter går?
- Önskar du mer eller mindre omfattande mandat och befogenheter?
Organisatoriskt stöd (hr, it, ekonomi, kollegor, närmaste chef, andra expertfunktioner)
- Hur upplever du det stöd du får från andra funktioner inom organisationen?
- Är det något form av stöd du saknar som skulle underlätta för dig i din vardag?
- I vilka forum/sammanhang kan du diskutera verksamheten och dela erfarenheter/utmaningar med andra kollegor?
- Vilken typ av stöd behöver du från mig för att hantera ditt chefsuppdrag?
- Upplever du att du får del av den information du behöver för att hantera ditt arbete?
Chefens egen arbetssituation
- I vilken utsträckning kan du planera ditt eget arbete?
- Hur ser du på dina möjligheter att kunna varva mellan distansarbete och arbete på arbetsplatsen?
- Hur vill du beskriva relationen till dina medarbetare?
- Hur vill du beskriva din arbetsbelastning, både kvantitativ och emotionell?
- I vilken utsträckning har du tid för återhämtning efter arbetsintensiva perioder?
- Finns det något i ditt arbete som du skulle vilja/behöver lägga mer tid på?
- Finns det något i ditt arbete som du skulle vilja/behöver lägga mindre tid på?
- I vilken omfattning är du tillgänglig utanför arbetstid och hur upplever du den tillgängligheten?
- Saknar du några resurser (budget, personal, teknik, utrustning, lokaler eller annat) som du anser skulle förbättra för dig och din verksamhet?
Chefens egen kompetensutveckling
- Hur och från vem får du återkoppling på din arbetsinsats?
- Hur och från vem får du återkoppling på ditt sätt att leda?
- Vad behöver du för att kontinuerligt jobba med din egen kompetensutveckling?
- Är det något särskilt område du vill öka din kunskap inom?
