Instruktion till valberedningen

Instruktion Ledarnas valutskott

Ledarnas valutskott väljs enligt stadgarna ”på kongressen två år innan kongress med val till förbundsstyrelse”. Valutskottet väljs för en mandatperiod på fyra år. Valutskottet bereder kongressens val av förbundsstyrelse, ersättningsutskott och förtroendevalda revisorer. Valutskottet bereder även kongressens beslut om arvoden till förbundsstyrelsen och revisorerna.

Valutskottet är en av de viktigaste pelarna i demokratiska organisationer. Inom Ledarna har valutskottet förtroendet att ta fram förslag till en styrelse som besitter den kompetens och bredd som krävs för att strategisk leda organisationens utveckling, för alla medlemmarnas bästa. Det är både ett inspirerande och viktigt uppdrag som formar utvecklingen av Ledarna över tiden. Den sammansättning av ledamöter som valutskottet föreslår är avgörande för vad Ledarna kommer kunna åstadkomma och den strategiska utvecklingen.

Föreningarna nominerar kandidater till valutskottet senast fem månader innan mellanårskongressen, vilket avser kongress då det inte är val till förbundsstyrelse. Baserat på nomineringar och egna förslag ska förbundsstyrelsen sätta ihop ett välavvägt och välmotiverat förslag på valutskott som på ett lämpligt sätt speglar Ledarnas alla medlemmar. Valutskottet ska föreslås utifrån att de representerar samtliga medlemmars intresse. Förbundsstyrelsen ska föreslå ledamöter samt vilka av dessa som ska vara ordförande respektive vice ordförande. Sammansättningen fastställs av mellanårskongressen.

Samtliga personer som styrelsen lägger fram som föreslag till ledamöter i valutskottet ska ställa sig bakom att de i arbetet ska inta en oberoende roll gentemot sina övriga åtaganden inom förbundet, så som i en branschförening. Detta för att säkerställa ett valutskott som har gemensamma spelregler om att valutskottet representerar hela förbundet och samtliga medlemmar i förbundet.

Valutskottets sammansättning

Valutskottet består av ordförande, vice ordförande och sju ordinarie ledamöter. Bland Ledarnas anställda väljs två sekreterare. Valutskottets arbete regleras av Ledarnas stadgar §9 samt av dessa instruktioner som beslutas av kongressen.

Vad ska valutskottet föreslå?

Förbundsstyrelse

Arbetet med att hitta en väl sammansatt och kompetent förbundsstyrelse med rätt erfarenheter är ett av de viktigaste uppdragen i Ledarna. Valutskottets förslag ska spegla Ledarnas vision och värderingar samt medlemmarnas bredd och mångfald. Styrelsens sammansättning ska utgå från individen och deras bidrag till att gemensamt representera alla Ledarnas medlemmar. Utgångspunkten bör därmed inte vara vilken branschförening ledamoten är aktiv i. När valutskottet presenterar sitt förslag ska särskild vikt läggas vid att beskriva hur kandidaten bidrar till helheten.

Förbundsstyrelsen ska vara sammansatt så att den som grupp och helhet får bästa möjliga förutsättningar att strategiskt arbeta med kansliet i utvecklingen av Ledarna. Minst en tredjedel av förbundsstyrelsens ledamöter ska enligt Ledarnas stadgar representera det ena könet. Valutskottet ska fortsatt eftersträva en diversifierad styrelse med jämn könsfördelning. Valutskottet ska även väga in Ledarnas förbundspolitiska program där vår syn på inkludering och jämställdhet utvecklas.

För att göra Ledarnas unika ställning som Sveriges chefsorganisation trovärdig är det nödvändigt att de ledamöter valutskottet föreslår har god chefserfarenhet. Det är även viktigt att ha ledamöter med facklig erfarenhet. Signalvärdet mot omvärlden, vår varumärkesprofil och Ledarnas förutsättningar att vinna den position i samhällsdebatten som vi ska ha är beroende av att förbundsstyrelsen uppfattas som trovärdig. Därför ska valutskottet föreslå en styrelse där majoriteten av ledamöterna är yrkesaktiva chefer på olika nivåer. Detta är viktigt för styrelsens förmåga att på rätt grunder fatta beslut som gagnar Sveriges chefer.

Ersättningsutskott

Valutskottet föreslår tre ledamöter till Ledarnas ersättningsutskott. Ersättningsutskottet är ett rådgivande organ till förbundsstyrelsen i processerna att fastställa villkoren för Ledarnas vd och ordförande. Ledamöterna i ersättningsutskottet ska ha god kännedom om Ledarnas verksamhet, om vd:s och ordförandens roll och uppgifter samt om Ledaravtalet. Valbar till Ledarnas ersättningsutskott är medlem i Ledarna som har uppdrag som ledamot eller ordförande i Ledarnas branschföreningar. Efter att kongressen valt tre ledamöter utser förbundsstyrelsen ytterligare två ledamöter ur förbundsstyrelsen.

Revisorer

Valutskottet föreslår även tre förtroendevalda revisorer med tre suppleanter. De förtroendevalda revisorerna ska granska om Ledarnas interna kontroll är tillräcklig. De ska också granska om Ledarnas branschföreningar och dess verksamheter sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

Valutskottets arbetsformer

Valutskottets arbete ska kännetecknas av ett för medlemmarna öppet, transparent och tillgängligt arbetssätt.

Valutskottet leds av en ordförande som bör ha en gedigen bakgrund som chef och ledare med god vana av att rekrytera till seniora strategiska roller. Ordförande ska ha god kunskap om Ledarna och vad förbundsstyrelsens uppdrag innebär. Ordföranden har ansvar för att säkerställa att valutskottets arbete framskrider och att hjälp tas där det behövs. Ordförande ska arbeta för att ledamöterna i valutskottet intar en oberoende roll gentemot andra åtaganden de kan ha i Ledarna och dess branschföreningar.

Valutskottet väljs för en mandatperiod om fyra år. De första två årens arbete inför kongressen ska präglas av utvärdering av nuvarande förbundsstyrelse, kunskapsinhämtning, omvärldsanalys, nätverkande och intervjuer för att ta fram förankrade förslag. De två åren efter kongressen utgörs främst av utvärdering av processerna och arbete med rekommendationer och underlag för att underlätta för nästa valutskott. Valutskottet kan under åren även komma in i händelse av att en ledamot avsäger sig sitt uppdrag. Då är valutskottets uppdrag är att utse en ersättare bland de kongressvalda suppleanterna. Valutskottet träffas regelbundet under hela mandatperioden, minst 2 gånger per år.

Kunskapsinhämtningen och analysfasen inför kongressen inbegriper bland annat att intervjua såväl sittande förbundsstyrelseledamöter som relevanta personer på kansliet som kan belysa olika aspekter på styrelsens arbete. Intervjuerna genomförs för att bilda sig en uppfattning om vilka krav som bör ställas på de nominerade kandidaterna. Valutskottet ska även inhämta förväntningar på Ledarnas styrelse från branschföreningarnas styrelser. Valutskottet ska säkerställa att alltid ha minst två representanter närvarande på Förbundsråden. Valutskottet bör även besöka något av förbundsstyrelsens möten.

Valutskottet bör använda sig av en standardiserad enkät till kandidater för att öka möjligheten att jämföra dem. Valutskottet bör även eftersträva att en gemensam intervjumall används för att säkerställa jämförbarhet mellan de olika kandidater som olika personer ur valutskottet träffar. Valutskottet bör även eftersträva att samma personer intervjuar samtliga kandidater till samma post (exempelvis ordförandeposten).

Ledarnas hemsida används för en öppen och löpande dialog med medlemmarna och föreningarna. Nomineringar till val av förbundsstyrelse och förtroendevalda revisorer ska löpande läggas ut på hemsidan. Valutskottet ska sträva efter utförliga presentationer av de nominerade. Valutskottet ska på första förbundsrådet efter det valts presentera en plan för sitt arbete inklusive hur de nominerade presenteras. På hemsidan skall även en transparent möjlighet finnas för medlemmar, förtroendevalda så väl som anställda att tipsa om tänkbara kandidater för förtroendeuppdrag.

Valutskottet ska vid nyval av förbundsstyrelseledamot säkerställa att den föreslagne personen uppfyller kraven i stadgarnas §14 och generellt är beredd att engagera sig under två perioder, d v s åtta år. Den eller de som nominerar kandidater ska bekräfta att den som nomineras är tillfrågad och accepterar kandidaturen. Vid sammansättning av valutskottets förslag till styrelse är det lämpligt att valutskottet både värdesätter kontinuitet så väl som regelbunden förändring och utveckling.

Valutskottets ledamöter är under hela sin mandatperiod inte valbara som ledamöter eller som ordförande i förbundsstyrelsen, som ledamöter i ersättningsutskottet eller som förbundsrevisorer i Ledarna. Detta gäller även om ledamoten avsäger sig uppdraget i valutskottet.

Nomineringar ska vara valutskottet tillhanda senast fem månader före kongressen. För att säkerställa en bredd av förslag till valutskottet bör valutskottet även etablera en nära relation med Ledarnas kommunikationsavdelning för kommunikationsstöd samt andra avdelningar inom Ledarna som har regelbunden medlemskontakt. Allt i syfte att bredda basen av förslag till kandidater. För att säkerställa en kvalitativ och genomarbetad process kan valutskottet vid behov begära in nomineringarna vid ett tidigare datum än stadgarna anger.

Valutskottet ska även själva ta initiativ och nominera till uppdragen genom att söka efter kandidater. Till stöd för detta bör valutskottet ta hjälp av rekryteringsföretag eller motsvarande för att stötta upp i de delar där valutskottet önskar stöd och avlastning. Detta kan bland annat handla om att hitta kandidater, göra bakgrundskontroller och andra typer av analyser där valutskottet känner behov av hjälp i sitt uppdrag. Valutskottet ska inför året före kongress med val ta in offert och senast i augusti meddela kansliet önskad budget, till detta kan valutskottet be kansliet om hjälp.

Valutskottet ska i samtal med kandidater till förbundsstyrelsen tydligt beskriva uppdraget samt ge en realistisk bild av den tidsåtgång uppdraget kräver. Under arbetsprocessen ska valutskottet ha en kontinuerlig dialog med branschföreningarna med syfte att fånga upp tankar och önskemål om den kommande förbundsstyrelsen.

Senast tre månader före kongressen bör valutskottet ha ett utkast på styrelse klar, inklusive presidieposter. Detta ska presenteras skriftligt och vid behov muntligt för de tilltänkt nominerade. Det här görs för att säkerställa att samtliga nominerade är motiverade att arbeta under de kommande fyra åren i den föreslagna styrelsen. Efter att samtliga ledamöter accepterat nominering bör valutskottet aktivt arbeta med att förankra och förklara sitt förslag inom olika delar av Ledarna.

Senast i utskicket av handlingar till kongressen ska valutskottet presentera sitt förslag till kongressen. Förslaget ska även innehålla en redovisning av hur utskottet bedrivit sitt arbete. Dessa handlingar ska vara förbundskansliet tillhanda senast två och en halv månad före kongressen.

Senast två månader före kongressen ska det på Ledarnas hemsida vara redogjort om förslaget till förbundsstyrelse, ersättningsutskottet och förbundsrevisorer från valutskottet med uppgifter om:

• Namn
• Anställning (befattning, företag och ort)
• Nuvarande och tidigare uppdrag inom Ledarna
• Föreningstillhörighet
• Ålder
• År av chefserfarenhet
• Eventuell erfarenhet av fackligt arbete
• Presentation av intresse, erfarenhet etc.
• Valutskottets motivering
• Valutskottets presentation av hur personen anses kunna bidra till helheten

Valutskottet ska i samband med detta även redovisa vilka som nominerats till förbundsstyrelsen och till vilka uppdrag.

Valutskottets förslag på förbundsstyrelse bör presenteras på ett sätt som förutom att visa på de enskilda individernas profil även framhåller den föreslagna styrelsens möjligheter att driva utvecklingen av Ledarna framåt under den kommande mandatperioden.

På kongressen ska valutskottet presentera och motivera sina förslag. Valutskottet ska också redogöra för hur arbetet bedrivits, vilket förutom av dessa instruktioner regleras av stadgarnas §14 Vägledande principer för val till Ledarnas beslutande organ samt §15 Regler för uppdrag i Ledarna.

Inför kongressen bör valutskottet även ha resonerat om alternativ i händelse av att valutskottets förslag faller. Valutskottet förväntas under kongressen, i denna händelse, presentera omarbetat förslag. Tid för detta ges under kongressen. Det är av största vikt att helheten är väl sammansatt även om enskilt val avviker från valutskottets ursprungliga förslag.