Återkoppling

Bra återkoppling är konstruktiv, och har som mål att få både medarbetaren och verksamheten att växa. Det gäller oavsett om den är bekräftande eller tillrättavisande. Att bara säga ”bra jobbat” eller ”nu får du skärpa dig” räcker inte, du behöver beskriva vad du avser och varför.

Att ge återkoppling

För att medarbetaren ska kunna använda din återkoppling behöver den vara ärlig och specifik, kopplad till ett beteende. Utgå från dig själv och din upplevelse, utan att värdera eller döma, och beskriv konsekvenserna av beteendet.

Du kan ge utvecklande återkoppling i fyra steg:

1. Beskriv beteendet utifrån din observation, alltså ”jag ser...” , ”jag hör...” eller ”jag upplever...”.
2. Beskriv hur beteendet påverkar dig, medarbetaren, teamet eller verksamheten.
3. Om syftet med återkopplingen är att du vill se en förändring, beskriv hur du önskar att det är istället. Om du istället vill stärka ett beteende, berätta att du vill se mer av det.
4. Fråga vad din medarbetare tänker kring det du sagt och lyssna på svaret. Kom fram till en gemensam bild av vad som kan förändras och vad du som chef kan hjälpa till med.

Exempel på generell och specifik återkoppling

Generell återkoppling: Bra jobbat som vanligt!

Specifik återkoppling: När jag ger dig en uppgift så vet jag att du gör den i tid och med hög kvalitet. Det gör att jag känner mig trygg och litar på dig.

Generell återkoppling: Nu får du skärpa dig! Tänk om du kunde komma i tid någon gång!

Specifik återkoppling: När du kommer sent till våra möten blir jag irriterad eftersom jag och kollegorna måste vänta in dig och repetera vad som redan sagts. Det gör att mötena ofta drar ut på tiden. Jag förväntar mig därför att du respekterar tiden nästa gång.

Att ta emot återkoppling

Att ta emot tydlig och konstruktiv återkoppling kan vara utmanande. Det är lätt att hamna i fällan att försöka förklara eller försvara sig. Då låser sig dialogen och det är svårt att komma vidare. Om du är mottagare av återkoppling är det viktigt att du anstränger dig för att lyssna. Då signalerar du att återkopplingen är välkommen, även om den inte alltid är bekväm.

Feedback-trappan illustrerar olika sätt, beroende på mognadsgrad, att ta emot återkoppling:

• Förkasta: Det här rör inte mig.
• Försvara: Nej, så var det inte...
• Förklara: Jo, men...
• Förstå: Lyssnar och tar emot.
• Förändra, förstärka, förbli: Bearbetar och gör ett eget, medvetet val.

Feedbacktrappan går från att förkasta feedback till att förändra ett beteende.

Gör återkoppling till en del av ditt ledarskap

Återkoppling är en viktig del av ditt ledarskap, där fokus ofta ligger på hur du ska ge den. Ett sätt att göra dina medarbetare öppna för återkoppling är att själv be om den. Då visar du hur viktigt det är, och att det inte behöver vara obehagligt att ta emot. Att ta emot konstruktiv återkoppling är en metod för lärande, även i din roll som chef. Fråga till exempel ”finns det något jag kan göra annorlunda?”.

Sju tips för bättre återkoppling:

1. Be om återkoppling själv, och visa att du är öppen för att ta emot.
2. Fundera kring din intention när du vill ge återkoppling på ett beteende. Se till att intentionen är att hjälpa den andre att växa.
3. Försök hitta gemensamma förslag på lösningar och erbjud ditt stöd.
4. Var specifik i din stärkande återkoppling genom att tala om vad medarbetaren gjort bra och varför.
5. Fokusera på beteenden istället för personliga egenskaper.
6. Berätta hur beteendet kan påverka andra, utan att värdera eller döma.
7. Bekräfta din medarbetare genom att ställa frågor och lyssna.