Svåra samtal

Som chef behöver du vara beredd att genomföra det som ofta benämns som svåra samtal. Det är samtal där mottagaren får ett negativt eller på andra sätt krävande besked från dig. Det kan handla om uppsägning, samtal kring missbruk eller en kraftfull tillrättavisning.

Svåra samtal upplevs just som svåra delvis för att det är samtal du som chef är mindre van vid att genomföra. Det är också samtal som framkallar starka känslor och reaktioner hos mottagaren som du i din roll som chef blir måltavla för.

Precis som inför allt annat vi är ovana vid att göra, är förberedelser och träning ett sätt att bli mer bekväm inför en situation. Även om svåra samtal kan ha olika orsaker så finns det mycket i tillvägagångssättet som är lika. En grundregel, som kanske är den mest utmanande, är att vara rak och tydlig och låta bli att linda in budskapet.

Förberedelse för svåra samtal

Fundera igenom vad ditt budskap är och formulera det högt för dig själv. Bolla gärna med någon annan kollega, hr eller din egen chef för att få ytterligare tips och råd inför samtalet.

Fundera över den medarbetare du ska ha samtalet med. Vilka reaktioner tror du att du kommer att möta och hur vill du ta emot dem? Vad händer med dig själv om du möts av gråt, ilska eller total tystnad?

Ta reda på vilket stöd din arbetsgivare erbjuder anställda, beroende av vilken situation det handlar om. Det kan vara aktuellt med samtalsstöd, kontakt med företagshälsovård, omställningsstöd eller liknande.

Under samtalet

Se till att samtalet genomförs där du är säker på att ni får vara ostörda och helst vid en tidpunkt då du redan nästa dag kan följa upp vad ni pratat om.

  • Framför ditt budskap utan att linda in eller prata runt det. Det är bäst för alla parter att ”plåstret dras av snabbt”.
  • Våga vänta ut tystnad för att mottagaren ska få tid att sortera sina tankar.
  • Visa empati och bekräfta att du förstår de reaktioner och känslor som mottagaren ger uttryck för.
  • Säkerställ att medarbetaren förstått vad du sagt. Var beredd att upprepa budskapet. Tuffa besked gör att mottagaren inte alltid tar in all information.
  • Avsluta samtalet med att tala om vad som händer härnäst.
  • Berätta om eventuellt stöd som erbjuds.
  • Tala om att du finns tillgänglig för frågor.
  • Boka in en tid för uppföljning så snart som möjligt, helst redan påföljande dag.

Länktips